Esettanulmány
Székelyi Zoltán
főkönyvelő
Güntner-Tata Hűtőtechnika Kft.
A világszerte öt gyártóüzemmel rendelkező, ipari hűtők, klímák és kapcsolódó berendezések gyártásával, forgalmazásával foglalkozó Güntner csoport tatai gyártóüzemének belső átvilágítása során a tárgyi eszköz analitikus nyilvántartás pontosságát nem találtuk megfelelőnek. A 2010-es évre a hazai pénzügyi vezetés egyik kiemelt projektjévé ennek naprakésszé tételét jelöltük ki.
A rendszerváltás óta működő, évi több tízmilliárdos forgalmú gyártóüzemünk mára több mint 1000 embert foglalkoztat három műszakban, 5 nagyméretű gyártó csarnokkal, fejlesztő központtal, irodaházzal, külső és belső raktárakkal, óriási mennyiségű kézi szerszámmal, nagy értékű géppel és más tárgyi eszközzel, amelyeknek csak egy kis részéről rendelkeztünk megfelelő tartalmi mélységű nyilvántartással. Szükségünk volt egy olyan adatbázisra, amelyben végre áttekinthetően szerepel minden tárgyi eszköz, amely lehetővé teszi az eszközállomány beemelését a cégben használt nyilvántartó szoftverbe, és megkönnyíti az állomány későbbi karbantartását.
A Cardeon feladata a leltár felvétellel egyidejűleg egy tárgyi eszköz adatbázis létrehozása volt, amelyben számos meghatározott paraméter szerint szűrhetők a fellelt tárgyi eszközök, több szinten kategóriákba sorolva, költséghelyhez rendelve, fizikai elhelyezkedéssel és minden olyan adattal, amellyel egyértelműen beazonosítható az eszköz (gyártó, típus, sorozatszám, előző nyilvántartási szám). Az adatbázisban szerepelnie kellett egy-egy fotónak is, leegyszerűsítendő a későbbi beazonosítást és bizonyítandó az adott eszköz pillanatnyi meglétét. Az igényünk az volt, hogy minden eszköz kapjon céges logóval ellátott vonalkódos címkét, mellyel a jövőbeni leltárfelvételek jelentősen leegyszerűsíthetők és felgyorsíthatók.
Azért esett a választásunk a Cardeon Kft-re, mert az ingyenes helyszíni felmérés után kapott ajánlat kedvező volt és a külső, professzionális leltár gyorsabb, megbízhatóbb és tervezhetőbb költségekkel jár, mint a saját munkatársaink által túlórában elvégzett felmérés.
A Cardeon Kft a feladatot teljes megelégedésünkre, a vállalt áron, határidőre elvégezte a cégünknél folyó napi munka akadályozása nélkül.
A Cardeonnál több éves készlet- és eszköz leltárazási tapasztalatunk alapján a különböző megbízásokra többféle munkamódszert és célszoftvert is kifejlesztettünk. Ennek köszönhetően a megbízó tevékenységi köre és a leltár feladat jellege alapján mindig az ideális megoldást alkalmazhatjuk. Az ügyfelek többségénél a meglévő nyilvántartások nem, vagy csak minimális mértékben nyújtanak támpontot az első leltár felvételkor, különösen eszköz leltár esetén. Míg egy készlet leltár végén egy kiértékelés végeztével gyakorlatilag lezárható a leltár, a tárgyi eszköz leltár felvétel után jelentős utómunka hárul a könyvelésre. Egy pontos nyilvántartás létrehozásához gyakran az adatbázis tételes felértékelésére van szükség, melyhez a beszerzési időpontok és értékek utáni nyomozás is szükséges lehet.
A Güntner-Tata Kft-nél végzett leltárhoz a címkéket előre kinyomtattuk. Ezeket két főből álló csapatok felragasztották minden eszközre. A címke felragasztását minden esetben a tétel lefotózása követte, majd szükség szerint a vonatkozó kiegészítő információk rögzítése. A napi utómunka során ezeket a fotókat összerendeltük az új nyilvántartási számmal és az összes szükséges adattal az adatbázisban. A több műszakos, speciális gyártói tevékenység számos extra kihívást jelentett: a munkafolyamatok, műszakváltások lekövetése, a műszakspecifikus ill. közös használatú eszközök, valamint az üzemegységek között mozgó eszközök lekezelése, a különböző képzettségű dolgozókkal és a hazai és külföldi kollégákkal való kommunikáció és kooperáció mind-mind külön odafigyelést kívánt. Egy ilyen cég esetében az üzleti titok kezelése is rendkívül érzékeny kérdés, ezért a fejlesztő laboratórium, valamint néhány további üzemrész egészen egyedi elbánást igényelt. Fontos követelmény volt, hogy az üzem bizonyos részein védve legyenek az azonosító címkék a kisebb mechanikai ill. vegyi behatások ellen és roncsolásmentesen ne legyenek eltávolíthatók. Folyamatosan ügyelni kellett az újonnan érkezett, illetve a papíron leselejtezett, de készleten tartott eszközökre is. A leltár felvétel és a mintegy 10.000 tételből álló, beolvasásra kész eszköz adatbázis az alapvető igényeknek megfelelő célszoftverrel végül négy hét alatt elkészült.
